Hỏi về quy trình thành lập văn phòng đại diện nước ngoài:
Xin chào luật sư!
Hiện tại tôi đang muốn thành lập văn phòng đại diện cho công ty mình. Do vậy, tôi rất mong luật sư có thể tư vấn giúp tôi về quy trình thành lập văn phòng đại diện để việc thành lập của tôi có thể diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất.
Cảm ơn luật sư!
Đáp:
Xin chào quý khách!
Oceanlaw cảm ơn quý khách đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến chúng tôi, với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc kiến thức pháp lý cũng như cùng thái độ làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp, tận tình và tinh thần trách nhiệm cao Oceanlaw tự tin là đơn vị uy tín hàng đầu trong vấn đề cung cấp các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp. Đối với vấn đề của quý khách, chúng tôi xin phép được chia sẻ một cách đầy đủ nhất những thông tin hữu ích về quy trình thành lập văn phòng đại diện như sau:
Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 : “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.
Tư cách pháp lý của văn phòng đại diện?
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện?
Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, việc chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là một trong những bước quan trọng nhất. Do đó trước khi cung cấp đến quý khách thông tin về quy trình thành lập văn phòng đại diện, chúng tôi sẽ tư vấn cho quý khách những giấy tờ, tài liệu phải chuẩn bị trong hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
Thông báo thành lập văn phòng đại diện. Trong thông báo sẽ bao gồm các giấy tờ phải chuẩn bị sau:
- Mã số doanh nghiệp
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Tên văn phòng đại diện dự định thành lập.
- Địa chỉ văn phòng đại diện.
- Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
- Thông tin đăng ký thuế.
- Họ, tên; nơi cư trú, số CCCD hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác…) của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Lưu ý: quý khách có thể liên hệ với chúng tôi để nhận được bộ hồ sơ mẫu và được hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đầy đủ nhất.
Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện?
- Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định (thành phần hồ sơ chúng tôi đã nêu ở trên);
- Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi Tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện hoạt động.
Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì thông báo cho doanh nghiệp bổ sung hồ sơ và nộp lại hồ sơ theo quy định của pháp luật.
- Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để yêu cầu mã số văn phòng đại diện, sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện?
- Tên văn phòng đại diện: Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ những thông tin hữu ích liên quan đến vấn đề quy trình thành lập văn phòng đại diện mà chúng tôi muốn giải đáp cho câu hỏi của quý khách. Nếu còn bất kì thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này hoặc những trở ngại pháp lý trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, quý khách có thể liên hệ với Oceanlaw để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
Oceanlaw hy vọng được hợp tác cùng quý khách trong thời gian sớm nhất!
Xem thêm: Quy trình thành lập chi nhánh công ty