Lưu ý khi thành lập công ty cổ phần

Thành lập công ty cổ phần khá phức tạp, bao gồm rất nhiều công việc cần làm trước và sau khi thành lập công ty như chuẩn bị thành lập công ty cổ phần, điều kiện thành lập công ty cổ phần, soạn thảo hồ sơ thành lập công ty cổ phần, trình tự thủ tục thành lập công ty cổ phần, hoạt động sau khi công ty được thành lập…

Thủ tục này đã được quy định trong Luật doanh nghiệp 2014 với nhiều điểm mới, tuy nhiên cũng có những điểm chưa quy định cụ thể gây khó khăn, nhầm lẫn cho Quý Khách. Sau đây chúng tôi đưa ra một sô lưu ý khi thành lập công ty cổ phần để Quý Khách tham khảo

>> Thành lập công ty cổ phần cần những giấy tờ gì?

Lưu ý trước khi thành lập công ty cổ phần

Xác định ngành nghề kinh doanh

Xác định ngành nghề kinh doanh cho công ty là việc làm rất quan trọng vì ngoài thủ tục đăng ký kinh doanh thông thường, ở một số ngành nghề, các nhà đầu tư còn phải xin thêm giấy phép kinh doanh, phải có chứng chỉ hành nghề, hoặc phải đáp ứng thêm một số điều kiện đặc thù của ngành nghề đó mà pháp luật quy định. Hiện nay pháp luật quy định ba loại ngành nghề kinh doanh chính mà đòi hỏi nhà đầu tư phải thỏa mãn thêm một số yêu cầu đối với việc đăng ký kinh doanh, đó là:

Các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện

Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện là ngành, nghề mà việc thực hiện hoạt động kinh doanh trong ngành, nghề đó phải đáp ứng điều kiện vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng.

Với các ngành, nghề hoạt động kinh doanh có điều kiện thì tùy từng ngành, nghề kinh doanh mà công ty sẽ được yêu cầu như:

• Xin giấy phép kinh doanh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho ngành nghề kinh doanh đó.

Ví dụ: Đối với ngành sản xuất phim, công ty phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh do Cục Điện ảnh cấp trước khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh

• Đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm; quy định về phòng cháy, chữa cháy, trật tự xã hội, an toàn giao thông và quy định về các yêu cầu khác…

Ví dụ như kinh doanh nhà hàng, vũ trường, karaoke…

Các ngành, nghề kinh doanh phải có vốn pháp định

Theo Luật doanh nghiệp 2014 đã bỏ việc xác định vốn pháp định với mục đích hiện thực hóa quyền tự do kinh doanh tất cả các ngành nghề mà pháp luật không cấm theo quy định tại Hiến pháp 2013. Tuy nhiên, đối với từng ngành nghề cụ thể vẫn quy định rõ về vốn pháp định để thành lập doanh nghiệp. Đặc điểm của vốn pháp định:

• Vốn pháp định ở Việt Nam được xác định theo từng ngành, nghề kinh doanh cụ thể, không áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp;
• Việc quy định mức vốn vốn pháp định cụ thể ở Việt Nam chủ yếu được xác định thông qua các văn bản dưới luật do cơ quan hành pháp ban hành

Ví dụ như kinh doanh bất động sản, dịch vụ đòi nợ, các nhà đầu tư phải chuẩn bị văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Các ngành, nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề.

Ví dụ như kinh doanh dịch vụ pháp lý, kiểm toán, kế toán, thì tùy theo từng loại hình công ty mà chủ sở hữu hoặc người quản lý công ty phải có chứng chỉ hành nghề.

Do đó, việc xác định ngành nghề kinh doanh là rất quan trọng cho các nhà đầu tư. Nhà đầu tư phải chắc chắn rằng mình có thể thỏa mãn các điều kiện pháp lý để có thể xin được giấy chứng nhận đăng ký kinh.

Xác định nguồn vốn điều lệ

Các nhà đầu tư cũng cần xác định rõ loại tài sản nào mà nhà đầu tư sẽ dùng để góp vốn thành lập công ty. Riêng đối với tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được các chuyên gia, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp để xác định giá, làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế, báo cáo tài chính của công ty.

Các nhà đầu tư cần thiết phải trao đổi với nhau để thống nhất phương thức định giá và tổ chức định giá trước khi thành lập công ty hay thậm chí là tự thỏa thuận định giá với nhau – và có thể đưa vào trong hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập công ty. Việc này nhằm tránh trường hợp sau khi công ty được thành lập xong, nhưng các bên không thỏa thuận được với nhau về phương thức định giá hay tổ chức định giá hoặc là giá trị của tài sản góp vốn, gây đình trệ hoạt động kinh doanh của công ty.

Doanh nghiệp được tự đưa ra mức vốn điều lệ. Tuy nhiên, không nên đưa ra mức thực tế không có thật vì sẽ gây khó khăn cho việc thực hiện sổ sách kế toán, các khoản hạch toán, lãi vay… Nếu bị phát hiện doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Pháp Luật.

Đặt tên cho công ty

Tên công ty là thương hiệu riêng có thể mang đến thành công hay thất bại cho công ty. Hiện tại luật pháp cho phép đặt tên cho công ty có thể là tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu có), tên viết tắt.

Tên tiếng Việt của công ty cổ phần bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

• Loại hình doanh nghiệp. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP”
• Tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Khi đặt tên công ty cần kiểm tra tên công ty đã tồn tại hay chưa? Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty khác đã đăng ký trên cùng địa bản tỉnh, thành phố.

Cần xác định địa điểm kinh doanh của công ty

Địa điểm kinh doanh của công ty bao gồm địa điểm trụ sở chính của công ty thành lập và cả địa điểm của các cơ sở kinh doanh của công ty.
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố hoặc Tên xóm, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Mặc dù quy định về đăng ký kinh doanh được áp dụng thống nhất theo Luật doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, tuy nhiên trên thực tế, xuất phát từ đặc thù riêng biệt mà ở địa phương có thể có những hạn chế, hoặc những điều kiện nhất định mà công ty ở đó phải tuân theo. Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Do vậy, việc kiểm tra xem địa điểm kinh doanh dự kiến có được cơ quan cấp phép địa phương chấp thuận hay không trước khi thương lượng thuê nhà cũng là một việc rất quan trọng mà nhà đầu tư cần lưu tâm trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập công ty cổ phần

Hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập công ty là hết sức quan trọng và cần thiết đối với công ty  cổ phần do có  nhiều nhà đầu tư tham gia. Tuy vậy hiện nay, chỉ đối với loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư trong nước và nhà đầu tư nước ngoài thì hợp đồng liên doanh mới được yêu cầu phải có trong hồ sơ đăng ký kinh doanh mà thôi.

Tuy nhiên, ngay cả với những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không có yêu cầu thì các nhà đầu tư cũng nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập công ty để có thể xác định quyền và nghĩa vụ của từng nhà đầu tư, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.

Hợp đồng hoặc thỏa thuận này sẽ bao gồm những quyền và nghĩa vụ của từng bên trong quá trình chuẩn bị thành lập công ty cho đến khi bắt đầu tiến hành đăng ký kinh doanh và ở giai đoạn công ty mới thành lập, xử lý các trường hợp công ty không thể thành lập được…  hay những vấn đề mà điều lệ mẫu của cơ quan cấp phép của địa phương không quy định (ví dụ như các thỏa thuận chuyển nhượng vốn giữa các thành viên góp vốn, các cổ đông sáng lập trong tương lai; vấn đề bảo mật thông tin giữa các nhà đầu tư; những cam kết riêng lẻ về những vấn đề hợp tác đầu tư giữa các bên trong tương lai…)

Lưu ý sau khi thành lập công ty cổ phần

Công bố nội dung đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập công ty cổ phần, doanh nghiệp phải thông báo công khai nội dung đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin về:

• Ngành, nghề kinh doanh;
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu

• Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Doanh nghiệp có thể tự làm dấu hoặc làm dấu tại các doanh nghiệp kinh doanh khắc dấu.
• Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký mã số thuế

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải liên hệ Cục thuế cấp tỉnh xin mẫu hồ sơ đăng ký mã số thuế, làm hồ sơ và nộp tại Cục thuế. Cục thuế có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận mã số thuế trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ xin cấp mã số thuế.

Nếu doanh nghiệp không đăng ký mã số thuế trong thời hạn 1 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì được cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Đăng ký mã số xuất nhập khẩu

Trong trường hợp doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu phải đăng ký mã số xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.

Hồ sơ đăng ký gồm: Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Tờ khai đăng ký mã số xuất nhập khẩu. Trong thời hạn tối đa 3 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan hải quan nhận đủ giấy tờ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu.

Gắn tên doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính và tại chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Thông báo thời gian mở cửa

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Giấy phép con

Đối với những ngành nghề kinh doanh mà pháp luật quy định phải có giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh,… doanh nghiệp phải xin phép và chỉ được hoạt động sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

Thực hiện góp vốn theo cam kết

Các cổ đông sáng lập có nghĩa vụ thanh toán đủ số cổ phần cam kết mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Sổ đăng ký cổ đông

Doanh nghiệp phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.

Thông báo về tiến độ góp vốn

Công ty cổ phần phải thông báo việc góp vốn cổ phần đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thành lập Ban kiểm soát

Công ty cổ phần có trên 11 cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát.

Hy vọng qua những lưu ý khi thành lập công ty cổ phần mà chúng tôi nêu trên, Quý Khách sẽ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng giúp cho việc tiến hành đăng ký kinh doanh được thuận lợi hơn và tránh sự từ chối hoặc yêu cầu bổ sung và chỉnh sửa từ cơ quan đăng ký kinh doanh, tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc để công ty có thể nhanh chóng đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Mọi thắc mắc Quý Khách vui lòng liên hệ Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và sở hữu trí tuệ Oceanlaw để được tư vấn nhanh chóng, chính xác