Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Trong những năm gần đây, Việt Nam hội nhập ngày càng sâu rộng với thế giới, từ cộng đồng kinh tế Asean, tổ chức đối tác xuyên thái Bình Dương TTP, cho đến WTO. Cùng với đà tăng trưởng ổn định, nguồn nhân công trẻ có tay nghề cao thu hút không nhỏ tập đoàn, công ty lớn trên thế giới nghiên cứu môi trường đầu tư tại Việt Nam.
Một trong số đó thậm chí đã Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, đại diện giao dịch với khách hàng trong nước, xúc tiến xây dựng các dự án đầu tư. Trong bài viết này Oceanlaw sẽ cùng các bạn tìm hiểu về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Theo quy định tại Nghị định số72/2006/NĐ-CP, thì điều kiện cấp Giấy phép thành lập đối với Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
- Là thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ (sau đây gọi chung là nước) nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
- Đã hoạt động không dưới 01 năm (đối với VPDD) và không dưới 05 năm (đối với chi nhánh), kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân.
- Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
Các trường hợp không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Hồ sơ thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm nhưng giấy tờ như sau:
- Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định) (2 bản);
- Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện (1 bản) của các thành viên;
- Biên bản họp các thành viên về việc lập văn phòng đại diện (1 bản);
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (1 bản);
- Bản sao điều lệ công ty (đối với trường hợp địa điểm văn phòng đại diện khác tỉnh, thành phố với địa điểm đặt trụ sở công ty) (1 bản);
- Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế (1 bản);
- Trường hợp văn phòng đại diện không đăng ký kê khai nộp thuế trực tiếp: Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế hoặc bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp chủ quản.
- Trường hợp văn phòng đại diện đăng ký kê khai nộp thuế trực tiếp: Bản chính thông báo mã số đơn vị trực thuộc đã được doanh nghiệp chủ quản lấy tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện (1 bản) theo quy định sau:
- Quốc tịch Việt Nam: bản sao hợp lệ căn cước công dân (hoặc hội chiếu) còn hiệu lực.
- Quốc tịch nước ngoài: bản sao hợp lệ hộ chiếu còn hiệu lực và giấy phép sử dụng lao động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài nộp bộ hồ sơ xin giấy phép thành lập VPĐD lên Sở công thương tỉnh, thành phố nơi dự định đặt văn phòng. Theo quy định của pháp luật thì trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương sẽ hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập VPĐD.
Sau khi được cấp Giấy phép thành lập VPĐD nước ngoài tại Việt Nam, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định tại Khoản 1 Mục IV Thông tư 11/2006/TT-BTM. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài. Khi hết hạn văn phòng đại diện cần làm thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng đại diện.
Lưu ý khi mở văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép, VPĐD phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp; phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở Công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký.